กิจส่วนใหญ่มักจะมองว่าค่าใช้จ่ายทุกรายการที่กิจการจ่ายออกไปสามารถนำไป หัก รายได้ ในการคำนวณกำไรสุทธิ ใครที่กำลังสงสัย ว่าค่าใช้จ่ายเเยกเป็นกี่ประเภทเเละมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลยค่ะ
ก่อนอื่นจะขออธิบายคำว่าค่าใช้จ่ายก่อนนะคะ ค่าใช้จ่าย คือ เงินที่เรานำไปชำระสินค้า หรือบริการ เพื่อนำมาใช้ในกิจการ การจัดการค่าใช้จ่ายมีความสำคัญกับธุรกิจมากๆ เพราะเกี่ยวข้องกับการคำนวณกำไรสุทธิของบริษัท
ในทางบัญชีจะแยกค่าใช้จ่ายออกเป็น “ค่าใช้จ่ายทางบัญชี” และ”ค่าใช้จ่ายทางภาษี” แล้วต่างกันยังไง ก็ค่าใช้จ่ายเหมือนกัน?
ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คือค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเงินออกไปเป็นค่าสินค้า หรือบริการที่มีหลักฐานการจ่ายเงินถูกต้องและบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายในรอบบัญชีที่เกิดขึ้นแต่จะมีค่าใช้จ่ายบางตัวที่ไม่มีสิทธินำมาหักจากรายได้ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีได้
ค่าใช้จ่ายทางภาษี คือค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเงินออกไปโดยมีหลักฐานการจ่ายเงินถูกต้องและบันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายในรอบบัญชีที่เกิดขึ้นและมีสิทธินำค่าใช้จ่ายมาหักจากรายได้ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีได้ตามกฎหมายอนุญาต
ดังนั้น ค่าใช้จ่ายต้องห้ามทางภาษี ก็คือค่าใช้จ่ายที่เกิดจากการดำเนินงานของกิจการและได้บันทึกบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายในรอบบัญชีแล้ว แต่ห้ามนำมาใช้ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีกำหนดไว้ตามเงื่อนไขการคำนวณกำไรสุทธิตามมาตรา 65 ตรี
ค่าใช้จ่ายต้องห้ามทางภาษี จะมีอยู่หลักคือ 8 ประเภท ได้เเก่
1. ค่าใช้จ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว การให้โดยเสน่หา หรือการกุศล
- รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการส่วนตัว คือ ค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวกับกิจการโดยผู้รับไม่มีความผูกพันในทางธุรกิจการงานกับผู้ให้ เช่น ค่าน้ำมัน เงินช่วยเหลืองานบุญ ค่าโทรศัพท์ค่าใช้จ่ายแบบนี้ถ้าไม่มีกำหนดในระเบียบชัดเจน ถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
- รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการให้โดยเสน่หา คือ ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปโดยความรักใคร่ชอบพอกันเป็นการส่วนตัว ซึ่งผู้รับไม่มีความผูกพันว่าจะต้องกระทำการอย่างหนึ่งอย่างใดตอบแทน หรือเรียกว่า การให้เปล่า
- รายจ่ายอันมีลักษณะเป็นการกุศล คือ รายจ่ายที่จ่ายไปในการทำบุญทำทาน บริจาคทรัพย์สินช่วยการศึกษา การศาสนา การสังคมสงเคราะห์หรือการอื่น ๆ ยกเว้นการบริจาคให้องค์กรสาธารณกุศลสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เช่นโรงพยาบาลของรัฐ วัดวาอาราม สถานศึกษา สภากาชาดไทย และอื่น ๆ สามารถตรวจสอบรายชื่อในเว็บไซต์กรมสรรพากร
2. ค่ารับรอง
เช่น ค่าที่พัก ค่าอาหารค่าเครื่องดื่ม ค่าดูมหรสพ เป็นค่าสิ่งของให้ไม่เกินคนละ 2,000 บาท และบุคคลที่รับรองต้องไม่ใช่ลูกจ้างของกิจการ เว้นแต่ลูกจ้างดังกล่าวจะมีหน้าที่เข้าร่วมในการรับรองหรือรับบริการนั้นด้วยและเกี่ยวเนื่องโดยตรงกับการรับรอง และค่ารับรองนั้นต้องได้รับการอนุมัติจากกรรมการค่ารับรองสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้แต่ไม่เกิน 0.3% ของรายได้ที่ต้องนำมาคำนวณกำไรสุทธิ และจะต้องมีจำนวนสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท
3. ค่าใช้จ่ายที่พิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
คือ พูดง่ายๆ ก็คือ รายจ่ายที่ไม่มีหลักฐานชัดเจนไปว่าจ่ายไปที่ใคร อันนี้อาจพบได้มากในบริษัทขนาดเล็ก เพราะบริษัทต้องตั้งงบเบ็ดเตล็ดไว้จัดการเรื่องเล็กๆ น้อยๆ อย่างอุปกรณ์สำนักงาน
ล้างแอร์บริษัท หรือกระทั่งการจ้างมอเตอร์ไซค์รับจ้างไปส่งเอกสาร ประเด็นคือ รายจ่ายเหล่านี้ หากจ่ายไปเป็นเงินสด และผู้รับไม่มีการออกใบเสร็จให้ มันก็จะไม่มีหลักฐานใดๆ ว่ารายจ่ายพวกนี้จ่ายไปที่ใคร และจะไม่สามารถนำมาหักภาษีได้
4. ค่าใช้จ่ายที่กำหนดขึ้นเอง แต่ไม่มีการจ่ายจริง
ส่วนใหญ่จะพบได้ในกิจการที่ไม่ได้วางแผนภาษีไว้เมื่อตอนปิดงบพึ่งรู้ว่ากิจการมีกำไรเลยต้องตั้งค่าใช้จ่ายขึ้นมาลอยๆ เพื่อลดภาระภาษีที่เกิดขึ้น
เช่น ค่าบริการตรวจสอบบัญชีค้างจ่าย,ค่าที่ปรึกษาค้างจ่าย หรือ ค่าจ้างค้างจ่ายเป็นต้น
5. ค่าใช้จ่ายซึ่งควรจะได้จ่ายในรอบระยะเวลาบัญชีอื่น
เช่นค่าน้ำประปา เดือนธันวาคม ปี 2564 จ่ายเงินในปี 2565 ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายปี 2564 ห้ามบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายปี 2565 ดังนั้นค่าใช้จ่ายต้องบันทึกให้ตรงรอบบัญชี
ที่เกิดค่าใช้จ่ายขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องสนใจว่าจะชำระเงินปีไหนไม่เช่นนั้นจะถือเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม
6. เงินเดือนของผู้ถือหุ้นหรือผู้เป็นหุ้นส่วนเฉพาะส่วนที่จ่ายเกินสมควรผู้ถือหุ้น (หรือเจ้าของกิจการ)
สมควรได้ผลตอบแทนจากกิจการเป็นเงินเดือนบางคนถือโอกาสความเป็นผู้บริหาร จ่ายเงินเดือนตัวเองเยอะ ๆ
เพื่อลดหย่อนภาษี แม้จะไม่ได้ระบุไว้ว่าเท่าไรถึงนับว่าสูงเกินแต่ก็ต้องสมเหตุสมผลกับผลประกอบการบริษัท ชั่วโมงทำงาน และประสบการณ์ หากผิดไปจากนี้ต้องระวังเจ้าพนักงานมีอำนาจพิจารณารายจ่ายประเภทเงินเดือนของผู้ถือหุ้นหรือผู้เป็นหุ้น
ส่วน เปรียบเทียบกับรายอื่นซึ่งอยู่ในฐานะหรือลักษณะเดียวกัน อยู่ในหน่วยงานเดียวกัน หรือทำเลเดียวกัน ประกอบกิจการค้าอย่างเดียวกันหรือลักษณะเดียวกัน
7. ค่าใช้จ่ายอันมีลักษณะเป็นการลงทุน เช่นการซื้อทรัพย์สินที่มีอายุการใช้งานมากกว่า 1 ปี
ซึ่งค่าใช้จ่ายในกลุ่มนี้เมื่อจ่ายไปแล้วจะได้มาซึ่งทรัพย์สินจึงลงเป็นค่าใช้จ่ายไม่ได้ เช่นการซื้อคอมพิวเตอร์ ราคา 50,000.บาท
มาใช้ในกิจการ ราคาคอมพิวเตอร์จะไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทันที แต่เป็นสินทรัพย์ของกิจการเนื่องจากคอมพิวเตอร์ไม่ได้ใช้ประโยชน์หมดภายในวันเดียวกิจการจะรับรู้ค่าใช้จ่ายของคอมพิวเตอร์ในรูปแบบค่าเสื่อมราคาตามอายุการใช้งานของคอมพิวเตอร์
8. เบี้ยปรับ เงินเพิ่มทางภาษีอากร ค่าปรับอาญาและภาษี
เป็นรายจ่ายต้องห้ามเพราะกรมสรรพากรมองว่าค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ แต่มันเกิดจากการที่ธุรกิจทำผิดกฎหมายได้รับการลงโทษจากรัฐ
จึงนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายในทางภาษีของบริษัทไม่ได้ ได้แก่
- เบี้ยปรับเป็นมาตรการการลงโทษทางแพ่งกับผู้ประกอบการที่เสียภาษีไม่ถูกต้องตามประมวลรัษฎากร
- เงินเพิ่ม เป็นมาตรการการลงโทษทางแพ่งกับผู้ประกอบการที่ไม่ชำระภาษีหรือนำส่งภาษีครบถ้วนภายในกำหนดเวลา
- ค่าปรับทางอาญาเป็นจำนวนเงินที่กฎหมายกำหนดขึ้นเพื่อลงโทษทางอาญาแก่ผู้กระทำความผิด ตามกฎหมาย รวมถึงภาษีซื้อของกิจการที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เนื่องจากภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อถูกเรียกเก็บภาษีขาย จากผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการผู้ที่ถูกเรียกเก็บภาษีก็นำภาษีนั้นมาเครดิตโดยหักออกจากภาษีขายของตนในแต่ละเดือนภาษีหรือขอคืนภาษีที่ถูกเรียกเก็บนั้น
ทั้งหมดที่สรุปมาทั้งหมดนั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายทางภาษี ยังมีเงื่อนไข เเละข้อยกเว้นอีกหลายข้อ ซึ่งทุกคนท่านสามารถเข้ามาศึกษารายระเอียดกันต่อได้ที่ https://www.rd.go.th/827.html
