การจัดการสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ เป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสำเร็จของธุรกิจที่ต้องมีการสต็อกสินค้า ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป ธุรกิจผลิต หรือธุรกิจที่ให้บริการ เพื่อช่วยให้การจัดการสินค้าคงคลังเป็นไปอย่างถูกต้อง
ป้องกันสินค้าหมดหรือสินค้าคงคลังเกิน ซึ่งส่งผลต่อผลกำไรของบริษัท และส่งผลต่อระบบบัญชีสินค้าคงเหลือที่ได้วางแผนไว้ตั้งแต่เริ่มต้นธุรกิจ การเข้าใจวิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ จึงเป็นเรื่องที่เหล่าผู้ประกอบการและนักบัญชีควรต้องให้ความใส่ใจ
เพราะหากเลือกบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือไม่ถูกต้องหรือไม่เหมาะสม ก็ย่อมตามมาด้วยปัญหาที่ชวนให้ผู้ประกอบการและนักบัญชีต้องปวดหัวอย่างแน่นอน การบันทึกจะมีด้วยกัน 2 วิธีคือ วิธีแบบต่อเนื่อง (Perpetual) และ วิธีแบบสิ้นงวด (Periodic)
2 วิธีนี้ คืออะไร เเตกต่างกันอย่างไร มาทำความเข้าใจไปพร้อมๆกันเลยค่ะ
1. วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method)
ตลอดเวลาหรือเรียกดูได้แบบเรียลไทม์
โดยจะมีการบันทึกรายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงเหลือ เช่น การซื้อสินค้า การส่งคืนสินค้า การขายสินค้า การรับคืนสินค้าไว้ในบัญชีสินค้าคงเหลือ และบันทึกราคาทุนของสินค้าที่ขายไว้ในบัญชีต้นทุนขาย ทำให้ทราบยอดคงเหลือของสินค้าได้ทันทีโดยไม่ต้องมีการตรวจนับ
ซึ่งสามารถกำหนดยอดขั้นต่ำและสูงไว้ล่วงหน้าได้ และสามารถดูยอดคงเหลือจากบัญชีสินค้าคงเหลือ ทำให้การบริหารจัดการเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เรียกได้ว่าทำให้สินค้าไม่ขาดมือหรือมีจำนวนสินค้ามากเกินความจำเป็น
สรุปการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่องคือเราสามารถรับรู้มูลค่าสินค้าทางบัญชี ณ ขณะทำการซื้อสินค้าทันที และต้นทุนขายจะถูกอัปเดตหรือคำนวณทันทีเมื่อมีการขายสินค้านั้นเกิดขึ้น
2. วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory Method)
คือ จะทำการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเมื่อสิ้นงวดนั่นเอง โดยเมื่อมีการซื้อสินค้าจะบันทึกที่บัญชีซื้อและไม่บันทึกบัญชีต้นทุนขายทุกครั้งที่มีการขาย ดังนั้นเมื่อถึงวันสิ้นงวดบัญชี
กิจการจึงต้องมีการตรวจนับสินค้าคงเหลือเพื่อนำมาคำนวณต้นทุนขาย และคำนวณหากำไร-ขาดทุน และสำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปต้นทุนขายคำนวณจากผลต่างของสินค้าที่มีไว้เพื่อขาย (เท่ากับสินค้าต้นงวดบวกซื้อ) กับสินค้าคงเหลือปลายงวด
สรุปการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด จะคำนวณมูลค่าสินค้าคงเหลือทางบัญชีและต้นทุนการขาย (COGS) ณ วันสิ้นงวดบัญชี หรือ ณ วันที่ทำการตรวจนับสินค้าเพื่อทำการปรับปรุงสินค้าคงเหลือทางบัญชี
วิธีการคำนวณต้นทุนขาย (COGS)
ต้นทุนขาย = สินค้าคงเหลือต้นงวด + ซื้อสุทธิ – สินค้าคงเหลือปลายงวด ซื้อสุทธิ = ซื้อสินค้า + ค่าขนส่ง – ส่งคืน – ส่วนลดรับ
ข้อแตกต่างระหว่าง Periodic VS Perpetual
จากวิธีการบันทึกบัญชี ตามตารางด้านบน ที่เปรียบเทียบให้เพื่อนๆเห็นว่า Periodic และ Perpetual มีการลงรายการในแต่ละขั้นตอน เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร แต่เพื่อนๆหลายคนอาจจะรู้สึกว่า ดูแค่การลงรายการเดบิต และเครดิต ยังไม่สามารถทำให้เพื่อนๆ บอกความแตกต่างของทั้งสองวิธีได้อย่างชัดเจน ดังนั้นในหัวข้อนี้ เราจะมาสรุปเป็นภาษาง่ายๆ ให้เพื่อนเข้าใจกันค่ะ
การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือตามวิธีต่อเนื่อง (Perpetual)
จะมีการบันทึกบัญชีทุกครั้ง ที่มีการรับจ่ายสินค้า โดยจะลงรายการบัญชีสินค้าคงเหลือ ซึ่งมีบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นบัญชีคุมยอด และจะใช้บัญชีสินค้าคงเหลือ
เป็นบัญชีในการบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับสินค้าคงเหลือทุกครั้ง
การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือตามวิธีสิ้นงวด (Periodic)
จะใช้ บัญชีซื้อ เป็นบัญชีคุมยอด และจะไม่ลงบัญชีต้นทุนสินค้าขาย ในทุกครั้งที่มีการขายเกิดขึ้น ดังนั้นบัญชีสินค้าคงเหลือที่ยกมาต้นงวด จะยังไม่เปลี่ยนแปลงไป
จนกว่าจะสิ้นรอบระยะเวลารายงาน ที่กิจการมีการบันทึกปิดโอนบัญชีซื้อ และคำนวณต้นทุนขาย
ธุรกิจแบบไหน ควรเลือกยังไง?
จะเห็นได้ว่า เพื่อการควบคุมภายในที่ดี กิจการควรบันทึกบัญชีแบบ Perpetual มากกว่าการบันทึกบัญชีแบบ Periodic เนื่องจากทำให้สามารถทราบการเคลื่อนไหวของต้นทุนขาย และสินค้าคงเหลือ ได้อย่างเป็นปัจจุบัน โดยที่ไม่ต้องตรวจนับค่ะ
แต่ ใช่ว่าทุกธุรกิจจะเหมาะกับการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual นะคะ ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจค้าปลีก เช่น ร้านขายยา อุปกรณ์เครื่องเขียน หรือร้านขายของชำ ที่มีสินค้าเป็นจำนวนมาก และสินค้ามีความหลากหลาย เคลื่อนไหวเร็ว แต่ราคาขายต่อหน่วยไม่สูง และที่ไม่สะดวกที่จะคำนวณต้นทุนขาย ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า เนื่องจากต้องใช้ทรัพยากรเป็นจำนวนมาก เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลนั้นๆ
พูดง่ายๆก็คือ หากกิจการต้องเสียเงินเป็นจำนวนมากในการจ้างพนักงานบัญชี เพื่อมาบันทึกรายการเคลื่อนไหวของสินค้าทั้งหมด อาจจะไม่คุ้มกับประโยชน์ที่กิจการได้รับ ซึ่งกิจการประเภทนี้จะเหมาะกับการใช้วิธีบันทึกบัญชีแบบ Periodic และใช้วิธีการนับสต๊อกสิ้นงวด เพื่อหาสินค้าปลายงวดที่เหลืออยู่ รวมถึงคำนวณต้นทุนสินค้าขายที่เกิดขึ้นตลอดทั้งปี ส่วนวิธี Perpetual นั้น จะเหมาะสำหรับธุรกิจขายส่ง หรือธุรกิจที่ขายสินค้าที่มีราคาต่อหน่วยสูง ซึ่งสามารถคำนวณต้นทุนต่อหน่วยได้ง่าย เช่น โชว์รูมรถยนต์, โครงการหมู่บ้านจัดสรร หรือ ร้านขายเครื่องใช้ไฟฟ้า ฯลฯ
ในปัจจุบัน ธุรกิจส่วนมากผันตัวมาใช้ระบบโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปออนไลน์กันมากขึ้น การใช้โปรแกรมดังกล่าว นอกจากจะทำให้กิจการสามารถตรวจเช็คยอดสินค้าคงเหลือได้อย่างเป็นปัจจุบัน (กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง) ซึ่งถือเป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน โปรแกรมบัญชีออนไลน์ยังตอบโจทย์สำหรับนักบัญชีและนักธุรกิจรุ่นใหม่ตาม เรามีโปรแกรมนำเสนอ https://peakaccount.com/main
